Το βασικό πρόβλημα ενός επαγγελματία είναι η οργάνωση των εργασιών και των ραντεβού που πρέπει να διεκπεραιώσει μέσα στην ημέρα.
Η γραμματειακή υποστήριξη είναι αναγκαία για πολλές επιχειρήσεις. Παλαιότερα, ο γραμματέας ήταν υπεύθυνος για όλες τις εργασίες στο γραφείο, και ήταν το άτομο που έπρεπε να υπενθυμίζει στους υπευθύνους τα ραντεβού των πελατών, όπως και όλες τις καθημερινές υποχρεώσεις της επιχείρησης. Ανάλογα με το μέγεθος της επιχείρησης και τον όγκο των εργασιών, απαιτείται και η κατάλληλη γραμματειακή υποστήριξη. Αρκετοί επαγγελματίες χρησιμοποιούν σύγχρονα ή παραδοσιακά εργαλεία, όπως τα προγράμματα γραμματειακής υποστήριξης ή άλλες εφαρμογές. Επίσης, υπάρχει και ο παραδοσιακός τρόπος, όπως είναι το καθημερινό ημερολόγιο ή σημειωματάριο.
Στις μέρες μας, όμως, η χρήση του χαρτιού έχει περιοριστεί αρκετά, με πολλούς να προτιμούν περισσότερο την ψηφιακή τεχνολογία. Ένα organizer ή tablet είναι αναπόσπαστο κομμάτι της δουλειάς, τόσο στο γραφείο όσο και στο σπίτι. Όλοι πλέον προτιμούν να γράφουν τα πάντα στο ψηφιακό ημερολόγιο και σημειωματάριο του κινητού, το οποίο έχει γίνει αναπόσπαστο κομμάτι της καθημερινότητας πολλών ανθρώπων.
Ένα ψηφιακό ημερολόγιο μπορεί να κάνει εύκολη τη διαχείριση του χρόνου. Επίσης, οι συγκεκριμένες εφαρμογές μπορούν να εκτελούν κι άλλες εργασίες και να συνδεθούν με άλλες εφαρμογές. Υπάρχουν, για παράδειγμα, δυνατότητες, όπως υπενθυμίσεις, ειδοποιήσεις μέσω email και συγχρονισμός με άλλες εφαρμογές. Αυτή η διευκόλυνση που προσφέρουν οι σύγχρονες εφαρμογές βοηθά τους εργοδότες να παραμείνουν πιο συνεπείς στις υποχρεώσεις τους. Οι χρήστες μπορούν να προγραμματίσουν διάφορες συναντήσεις, εργασίες και να θέσουν στόχους, χωρίς να ανησυχούν για το ενδεχόμενο να ξεχάσουν κάποια εργασία.
Επιπλέον, ο χρήστης έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει διαφορετικές ενότητες στο ημερολόγιο και το σημειωματάριο, ανάλογα με τις υποχρεώσεις του. Για παράδειγμα, μπορεί να έχει ένα σημειωματάριο για το σπίτι και άλλο για την εργασία. Μπορεί να κατηγοριοποιήσει τις εργασίες με χρώματα και δραστηριότητες, όπως επαγγελματικές υποχρεώσεις, προσωπικές δραστηριότητες ή οικογενειακές εκδηλώσεις. Έτσι, ο χρήστης έχει την δυνατότητα να έχει μια ξεκάθαρη εικόνα, ακόμα και για όλο τον μήνα σχετικά με τις υποχρεώσεις του.
Ένα άλλο πλεονέκτημα των ψηφιακών εργαλείων διαχείρισης γραφείου είναι ότι είναι προσβάσιμα από οπουδήποτε, μέσω smartphones, tablets ή υπολογιστών. Όλες οι πληροφορίες αποθηκεύονται στο cloud, ώστε να είναι πάντα διαθέσιμες, ακόμα και αν ο χρήστης αλλάξει συσκευή. Αυτή η λειτουργία εξασφαλίζει ότι καμία σημείωση ή προγραμματισμένο ραντεβού δεν θα χαθεί. Για παράδειγμα, ένας επαγγελματίας που ταξιδεύει συχνά, μπορεί να ανατρέχει στο ημερολόγιό του, χωρίς να χρειάζεται να κουβαλά μαζί του διάφορα βιβλία και σημειωματάρια.
Με την εξέλιξη του διαδικτύου, τα σύγχρονα ψηφιακά εργαλεία προσφέρουν και τη δυνατότητα διαμοιρασμού της πληροφορίας με άλλους χρήστες. Ένα κεντρικό ημερολόγιο ενός γραφείου μπορεί να είναι προσβάσιμο από πολλούς υπαλλήλους, οι οποίοι μπορούν να το ενημερώνουν ταυτόχρονα. Το ίδιο ισχύει και για ένα σημειωματάριο, όπου κάθε μέλος μιας ομάδας μπορεί να φτιάχνει τις δικές του σημειώσεις, και να τις μοιράζεται με την υπόλοιπη ομάδα εργασίας.
Πέρα όμως από τη χρήση απλού κειμένου, υπάρχει η δυνατότητα χρήσης γραφικών, όπως η εισαγωγή εικόνων, η χρήση χειρόγραφων σημειώσεων με ψηφιακό στυλό, ακόμη και η δημιουργία ηχητικών ή οπτικών υπενθυμίσεων. Αυτό είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για πολλούς επαγγελματίες, φοιτητές ή οποιονδήποτε χρειάζεται ευέλικτα εργαλεία, για να μπορεί να αποτυπώσει τις ιδέες του ηλεκτρονικά.
